Was ist ein Auftragsbestätigungsdatum?
Definition in Beschaffungs- und ERP-Systemen
IIn den meisten Beschaffungssystemen wird die Auftragsbestätigungsdatum ein separates Feld auf einer Bestellposition.
Infor LN definiert es als das Datum, an dem ein Lieferant eine Bestellung bestätigt oder an dem ein Kundenauftrag gegenüber dem Kunden bestätigt wird.
In den meisten ERP- und Beschaffungssystemen wird das Auftragsbestätigungsdatum als separates Feld auf der Bestellposition erfasst — getrennt vom Bestelldatum oder Lieferdatum.
In SAP, Oracle und anderen ERP- oder Beschaffungssystemen existieren ähnliche Bestellbestätigungs- oder Auftragsbestätigungsprozesse. Ein Lieferant kann bestätigen, ablehnen oder, sofern der Workflow dies zulässt, Änderungen an Menge, Preis, Lieferdatum oder anderen Auftragsdetails vorschlagen.
Verschiedene ERP-Systeme können unterschiedliche Feldbezeichnungen, Erfassungsebenen und Genehmigungsregeln verwenden. Daher sollte die tatsächliche Bedeutung des Feldes stets der internen ERP-Konfiguration des Unternehmens folgen.
Ein Auftragsbestätigungsdatum ist nicht nur ein Zeitstempel. Richtig eingesetzt kann es zu einem entscheidenden Treiber für Beschaffung, Produktionsplanung und Lieferantenleistungsverfolgung werden.
Definition in Verträgen und Verkaufsbedingungen
In der B2B-Beschaffung wird das Auftragsbestätigungsdatum häufig als eine Form des schriftlichen Nachweises behandelt, dass der Lieferant die Bestellung angenommen hat.
Es kann beeinflussen Vertragswirksamkeit, Lieferzeitberechnung, Lieferverantwortung und Lieferantenpflichten, abhängig von den Bestellbedingungen, Vertragsklauseln und geltenden Gesetzen.
Wie bereits erwähnt, sollte jede Lieferzeitberechnung auf der Annahme basieren, dass die erforderlichen technischen, kommerziellen und zahlungsbezogenen Bedingungen bereits erfüllt sind.
Was ein Auftragsbestätigungsdatum nicht ist
Ein Auftragsbestätigungsdatum ist nicht dasselbe wie das Datum, das in einer Auftragsbestätigungs-E-Mail für Verbraucher angegeben ist.
Viele B2C-Plattformen zeigen ein voraussichtliches Lieferdatum in der Sendungsverfolgung an, aber das ist in der Regel nur eine geschätzte Ankunftszeit. Es garantiert nicht immer die Lieferung an diesem genauen Datum.
In der B2B-Beschaffung hingegen stellt das Auftragsbestätigungsdatum in der Regel eine formellere Annahme mit klareren Verpflichtungen zwischen Käufer und Lieferant dar.
Eine B2C-Auftragsbestätigungs-E-Mail und eine formelle B2B-Bestellbestätigung dienen sehr unterschiedlichen Zwecken — letztere hat vertragliches Gewicht zwischen Käufer und Lieferant.
Auftragsbestätigungsdatum vs. andere Auftragsdaten
Ein häufiges Problem in der Beschaffung ist, dass ein einzelner Auftrag mehrere verschiedene Daten enthalten kann. Diese Daten sollten nicht als dasselbe behandelt werden.
| Datumsbezeichnung | Definition | Festgelegt von | Hauptzweck |
|---|---|---|---|
| Bestelldatum | Das Datum, an dem der Käufer die Bestellung einreicht oder aufgibt | Käufer | Interne Nachverfolgung und Auftragsreferenz |
| Bestellungsdatum | Das auf dem Bestelldokument aufgedruckte Datum; oft identisch mit dem Bestelldatum | Käufer | Dokumentreferenz |
| Auftragsbestätigungsdatum | Das Datum, an dem der Lieferant den Auftrag formell bestätigt | Lieferant | Vertragsausführung, Lieferplanung, Lieferantenleistungsverfolgung |
| Bestätigungsdatum | Das Datum, an dem der Lieferant eine Empfangsbestätigung der Bestellung sendet | Lieferant | Kommunikationsnachverfolgung |
| Bestätigtes Lieferdatum | Das vom Lieferanten bei der Auftragsbestätigung zugesagte Lieferdatum | Lieferant | MRP, Produktionsplanung, Projektterminplanung |
| Voraussichtliches Lieferdatum | Ein prognostiziertes Lieferdatum, das noch nicht verbindlich bestätigt wurde | Beide Parteien | Erwartungsmanagement des Käufers |
| Gewünschtes Lieferdatum | Das vom Käufer angeforderte Lieferdatum | Käufer | Muss vom Lieferanten bestätigt werden |
| Versanddatum | Das Datum, an dem die Ware das Werk des Lieferanten verlässt | Lieferant | Logistikbuchung und Transportplanung |
| Empfangsdatum | Das Datum, an dem der Käufer die Ware erhält | Käufer | Wareneingang, Rechnungsabgleich, Zahlungsauslösung |
Bei Standardprodukten können diese Daten sehr nahe beieinanderliegen. Bei kundenspezifische Blechbearbeitungsprojekte, können sie jedoch erheblich voneinander abweichen.
Ein typischer Projektzeitplan kann wie folgt aussehen:
Bei der kundenspezifischen Blechfertigung kann ein einzelner Auftrag sieben oder mehr verschiedene Termine umfassen — jeder dient einem anderen Planungs- und Verantwortungszweck.
Warum ist das Auftragsbestätigungsdatum in der Blechfertigung wichtig?
Es markiert die formale Annahme durch den Lieferanten
Bevor eine Bestellung formell bestätigt wird, hat der Käufer möglicherweise nur eine Bestellanfrage gestellt, ein Angebot grundsätzlich akzeptiert oder kommerzielle Bedingungen mit dem Lieferanten besprochen.
Sobald der Lieferant die Bestellung des Käufers bestätigt, haben beide Parteien einen klareren Referenzpunkt für zukünftige Maßnahmen. Dies hilft, Streitigkeiten über wichtige Fragen zu reduzieren, wie z. B.:
- Welcher Preis gilt
- Welche Zeichnungen und Produktspezifikationen verwendet werden sollen
- Welche Blechfertigungsprozess oder Prüfnorm eingehalten werden soll
- Wann der Lieferzeitplan offiziell beginnt und endet
Aus dieser Perspektive hat das Auftragsbestätigungsdatum einen Wert, der über ein einfaches Datumsfeld hinausgeht. Es hilft, die Ausführungsgrundlage für den gesamten Auftrag zu definieren.
Das Auftragsbestätigungsdatum markiert den Moment, in dem beide Parteien sich auf Zeichnungen, Materialien, Preis und Lieferung einigen — und bildet die Ausführungsgrundlage für das gesamte Projekt.
Es kann die Berechnung der Durchlaufzeit beeinflussen
Die Lieferzeit ist einer der Hauptgründe, warum Käufer das Auftragsbestätigungsdatum beachten.
In der Praxis berechnen einige Hersteller die Durchlaufzeit ab dem Auftragsbestätigungsdatum. Andere berechnen die Durchlaufzeit ab einem anderen Meilenstein, wie z. B.:
- Eingang der ersten Anzahlung
- Endgültige Zeichnungsfreigabe
- Musterfreigabe
- Materialverfügbarkeit
- Prozessbestätigung
- Freigabe der Oberflächenbehandlungsspezifikation
Aus diesem Grund sollten Käufer nicht automatisch davon ausgehen, dass die Durchlaufzeit am Tag nach der Vertragsunterzeichnung beginnt.
In der kundenspezifischen Blechfertigung können auch nach Unterzeichnung eines Liefervertrags einige technische oder kommerzielle Details noch der Genehmigung durch den Käufer bedürfen. Viele Lieferanten beginnen erst mit der Produktionsplanung für Blechprojekte nachdem alle kritischen Informationen bestätigt wurden.
Es unterstützt die Lieferantenleistungsverfolgung
Aus Sicht des Einkaufs und der internen Verwaltung kann das Auftragsbestätigungsdatum auch zur Bewertung der Lieferantenleistung verwendet werden.
Beispielsweise können Käufer die Zeit zwischen Auftragsbestätigung und erster Lieferung bei verschiedenen Lieferanten vergleichen, um festzustellen, welcher Lieferant schneller reagiert und liefert.
Dies hilft Projektmanagern, einen klareren Zeitplan vom Einkauf bis zum Wareneingang zu erstellen und Engpässe in der Lieferkette zu identifizieren.
Was wird üblicherweise bei der Auftragsbestätigung bestätigt?
Ein bestätigter Blechfertigungsauftrag sollte nicht nur grundlegende kommerzielle Informationen enthalten. Er sollte einen vollständigen Satz von Produkt-, technischen, Qualitäts- und Lieferanforderungen umfassen.
Häufig bestätigte Positionen sind:
- Käufer- und Lieferanteninformationen
- Produktname und vorgesehene Anwendung
- Endgültig freigegebene Zeichnungen
- Menge und Preis
- Werkstoffgüte und Dicke Spezifikation
- Anforderungen an sekundäre Fertigungsprozesse
- Verpackungs- und Prüfstandards
- Lieferplan
- Abnahmekriterien und Zahlungsbedingungen
Für Käufer ist der wichtigste Punkt nicht das Auftragsbestätigungsdatum selbst, sondern was zum Zeitpunkt der Bestätigung von beiden Parteien vereinbart wurde.
Eine gründliche Auftragsbestätigung sollte kommerzielle Bedingungen, freigegebene Zeichnungen, Werkstoffspezifikationen, Oberflächenbehandlung, Verpackung und Abnahmekriterien abdecken — nicht nur Preis und Datum.
Wann beginnt die Lieferzeit tatsächlich?
Der Beginn der Lieferzeit hängt von der spezifischen Vereinbarung zwischen Käufer und Lieferant ab.
In der Blechbearbeitung kann die Lieferzeit von verschiedenen Punkten aus beginnen, wie zum Beispiel:
- Wenn Materialien im Werk eintreffen
- Wenn das Muster freigegeben wird
- Wenn die endgültige Zeichnung freigegeben wird
- Wenn die Anzahlung eingegangen ist
- Wenn die schriftliche Auftragsbestätigung abgeschlossen ist
Viele Verträge enthalten eine Klausel wie:
“Die Produktionslieferzeit beginnt nach endgültiger Zeichnungsfreigabe, Erhalt der Anzahlung und schriftlicher Auftragsbestätigung.”
Diese Art von Klausel ist nützlich, da sie beiden Parteien hilft, Missverständnisse zu vermeiden und Streitigkeiten über den endgültigen Lieferplan zu reduzieren.
Die Lieferzeit beginnt nicht immer ab dem Auftragsbestätigungsdatum — sie hängt oft von mehreren Voraussetzungen ab, wie Zeichnungsfreigabe, Erhalt der Anzahlung und Materialverfügbarkeit.
Häufige Probleme im Zusammenhang mit dem Auftragsbestätigungsdatum
Das Angebotsdatum mit dem Auftragsbestätigungsdatum verwechseln
Ein Angebot wird üblicherweise vom Lieferanten auf Basis der Blechbearbeitungs-Anfrage, des Käufers, der Zeichnungen und der kommerziellen Anforderungen ausgestellt. Es kann Preis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen enthalten.
Ein Angebot ist jedoch nicht unbedingt eine endgültige Bestellung.
Erst nachdem der Käufer eine Bestellung aufgibt und der Lieferant diese förmlich bestätigt, tritt der Auftrag üblicherweise in eine klarere Ausführungsphase ein.
Lieferzeit beginnen, bevor technische Details finalisiert sind
Wenn technischen Zeichnungen, Materialanforderungen, Prüfstandards oder Oberflächenbeschaffenheitsdetails während der Verhandlung unvollständig sind, kann der Lieferant die Produktion möglicherweise nicht ordnungsgemäß vorbereiten.
Dies kann den tatsächlichen Lieferplan direkt beeinflussen.
Die Bestätigung nach Auftragsänderungen nicht aktualisieren
Jede wesentliche Änderung des Auftrags sollte überprüft und erneut bestätigt werden.
Dies kann Änderungen umfassen bei:
- Eine Produktionsreifeprüfung ist eine strukturierte Überprüfung von:
- Materialien
- Toleranzen
- Oberflächenbehandlung
- Menge
- Qualitätsplänen
- Versandanforderungen
In strengeren Projekten können selbst kleine Änderungen an Abmessungen, Toleranzen oder Verpackungsmethoden eine neue Bestätigung erfordern.
Wenn Zeichnungen, Toleranzen oder Spezifikationen geändert werden, die Auftragsbestätigung jedoch nicht aktualisiert wird, kann Versionsverwirrung zu Produktionsfehlern und Lieferverzögerungen führen.
Voraussichtliches Lieferdatum mit bestätigtem Lieferdatum verwechseln
Ein geschätztes Datum ist nur eine grobe Prognose.
Käufer sollten eine Bestellung nicht nur auf der Grundlage eines vagen Lieferhinweises aufgeben. Stattdessen sollten sie den Lieferanten bitten, die Anforderungen sorgfältig zu prüfen und ein klares bestätigtes Lieferdatum.
Wie sollten Einkäufer das Auftragsbestätigungsdatum in der Blechbearbeitung nutzen?
Wenn Käufer das Auftragsbestätigungsdatum als wichtigen Meilenstein in der Blechbeschaffung nutzen möchten, sollten sie die folgenden Schritte befolgen:
- Bitten Sie den Lieferanten um eine schriftliche Bestätigung.
Dies kann ein unterzeichneter Vertrag, eine Bestellungsbestätigung oder eine klare E-Mail-Bestätigung sein. - Bestätigen Sie Zeichnungen, Materialien, Preis, Menge, Zahlungsbedingungen und Qualitätsanforderungen.
Diese Details sollten sorgfältig geprüft werden, bevor die Produktionsplanung beginnt. - Definieren Sie den Startpunkt der Durchlaufzeit schriftlich.
Klären Sie beispielsweise, ob die Durchlaufzeit nach Erhalt der Anzahlung, Musterfreigabe, finaler Zeichnungsfreigabe oder schriftlicher Auftragsbestätigung beginnt. - Dokumentieren Sie jeden wichtigen Liefermeilenstein.
Dies hilft Käufern, die Lieferleistung des Lieferanten zu bewerten und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen.
Die Nachverfolgung des Auftragsbestätigungsdatums zusammen mit anderen Meilensteinen hilft Käufern, die Lieferantenleistung zu bewerten, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und einen klaren Beschaffungszeitplan einzuhalten.
Wenn eine ungewöhnliche Auftragsänderung auftritt, sollten Käufer sofort mit dem Lieferanten kommunizieren. Solche Änderungen können nicht nur die Lieferzeit beeinflussen, sondern auch Kosten, Produktionsreihenfolge, Materialvorbereitung und Qualitätsverantwortung.
Beispiel: Auftragsbestätigungsdatum in einem Blechbearbeitungsprojekt
Angenommen, ein Käufer sendet eine Anfrage für ein kundenspezifisches Blechteil aus Edelstahl. Nach Prüfung der Anfrage erstellt der Lieferant ein Angebot. Der Käufer erteilt dann einen Auftrag am Juni.
Der Lieferant stellt jedoch später fest, dass eine bestimmte Lackfarbe, die für die Oberflächenbeschaffenheitsspezifikation erforderlich ist, nicht auf Lager ist. Der Lieferant muss das Beschichtungsmaterial beschaffen, bevor er den vollständigen Lieferplan bestätigen kann.
Am Juni, sendet der Lieferant eine schriftliche Bestätigung an den Käufer und fügt den endgültigen Lieferplan bei.
In diesem Fall ist das korrekte Auftragsbestätigungsdatum der 4. Juni.
In diesem Beispiel hat der Lieferant den Auftrag am 4. Juni bestätigt, nachdem ein Problem mit dem Oberflächenbeschaffenheitsmaterial gelöst wurde — wodurch der 4. Juni und nicht der 1. Juni das korrekte Auftragsbestätigungsdatum ist.
Wenn beide Parteien vereinbart haben, dass die Durchlaufzeit ab der schriftlichen Bestätigung beginnt, sollte die Produktionsdurchlaufzeit ab Juni, berechnet werden, nicht ab dem 1. Juni.
Wenn der Käufer später die Auftragsanforderungen ändert, muss die Durchlaufzeit möglicherweise erneut angepasst werden, da die vorherige Bestätigung möglicherweise nicht mehr den endgültig vereinbarten Umfang widerspiegelt.
